Wybór szaf biurowych, a kwestie RODO

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych dokumenty zawierające tzw. dane wrażliwe muszą być odpowiednio przechowywane. Przepisy nie precyzują, w jaki sposób należy dokładnie to robić, ale największe znaczenie ma to, by nie dostały się w niepowołane ręce. Z tego powodu w każdym biurze powinny się znaleźć meble biurowe ograniczające dostęp do dokumentów osobom postronnym. W tym celu najczęściej wykorzystuje się metalowe szafy i regały. Jak takie metalowe meble biurowe wpisują się w wymagania RODO i dlaczego warto się na nie zdecydować?

Metalowe szafy na dokumenty a kwestie bezpieczeństwa

Metalowe meble biurowe są przede wszystkim solidne i trwałe. Dzięki odpowiednim impregnatom są zabezpieczone przed działaniem czynników zewnętrznych, przez co nie odkształcają się ani nie są podatne na korozję. Nie łatwo je także uszkodzić. Metalowe szafy biurowe RODO wykazują odporność na wszelkie uszkodzenia mechaniczne, w tym wiercenie czy przecinanie. Grubość ich ścian uniemożliwia też sforsowanie. Ponadto meble biurowe z metalu są ognioodporne. W porównaniu do mebli drewnianych lub z płyt MDF gwarantują zatem o wiele skuteczniejszą ochronę nie tylko przed zniszczeniem przez osoby trzecie, ale i żywiołem, takim jak ogień.

Poza tym szafy metalowe wyposażone są w specjalne systemy zabezpieczeń, dzięki którym otwierać mogą je wyłącznie uprawnione osoby. Dostęp do ich zawartości ograniczają antywłamaniowe zamki. Systemy ryglujące w zależności od rodzaju przechowywanych akt i stopnia ich poufności różnią się poziomem zaawansowania. Szafy metalowe wyposaża się zarówno w proste rozwiązania, jak i skomplikowane konstrukcje wykorzystujące np. system szyfrowania. Szyfrowane zamki mechaniczne lub elektryczne działają na zasadzie wpisywania kodu zabezpieczeń. Coraz popularniejsze są też zamki biometryczne na odcisk palca.

Bez wątpienia takie systemy zabezpieczeń szaf metalowych chronią poufne dane i ograniczają dostęp do dokumentów nieupoważnionym osobom. Co więcej, proste konstrukcje metalowych mebli i ich bogata kolorystyka sprawiają, że z łatwością można je dobierać do różnych biurowych aranżacji. W ten sposób zyskuje się nie tylko w pełni funkcjonalne, ale i estetyczne wyposażenie.