Gdzie przechowywać dokumenty przeznaczone do archiwizacji?

Zgodnie z przepisami przedsiębiorcy i inne podmioty, które dysponują dokumentami zawierającymi dane osobowe, są zobowiązani do tego, by przekazywać je do archiwizacji. Przechowywanie znacznej ilości dokumentów wymaga jednak właściwej organizacji, która nie tylko umożliwi znalezienie konkretnego dokumentu w każdej chwili, ale również pozwoli na ograniczenie dostępu do chronionych informacji osobom trzecim. Chcesz wiedzieć, jakie standardy obowiązują w przechowywaniu archiwizowanych dokumentów? Poniżej podpowiadamy, gdzie należy gromadzić dokumenty, by nie trafiły w niepowołane ręce, a jednocześnie nie zostały zniszczone wskutek niewłaściwego przechowywania.

Jak przechowywać dokumenty?

Dokumenty przeznaczone do archiwizacji powinny być przede wszystkim właściwie posegregowane. Najlepiej umieszczać je w koszulkach, podpisanych teczkach i segregatorach. Dzięki temu można uniknąć bałaganu oraz w przyszłości bez problemu można je odnaleźć. Segregatory i teczki dobrze jest z kolei przechowywać w suchych miejscach, do których nie mają dostępu osoby postronne. Dobrym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów w specjalnych metalowych szafkach, które są zwykle zamykane na kluczyk lub szyfr. Co ważne, metal jest odporny na uszkodzenia mechaniczne i nawet jeśli ktoś podejmie próbę włamania do szafy,  nie uda mu się jej otworzyć, zwłaszcza gdy jest wyposażona w specjalne, dodatkowe zabezpieczenia.

Co więcej, metalowe szafki przeznaczone do archiwizacji dokumentów są także odporne na działanie czynników zewnętrznych, co sprawia, że dokumenty są właściwie zabezpieczone przed zniszczeniem. Do wnętrza szaf nie przedostaje się wilgoć, a nadto materiał jest odporny na promieniowanie UV. Poza tym, dzięki odpowiedniej impregnacji nie trzeba się też obawiać o odkształcenie skrzydeł szafki. Ponadto szafy do archiwizacji dokumentów wyróżnia znaczna liczba półek, a ich różne układy ułatwiają utrzymanie porządku. Jeśli zatem szukasz solidnych szaf do zgodnego z regulacjami RODO przechowywania dokumentów, postaw na dostępne w ofercie naszego sklepu Besa24 szafy metalowe.